Trouver le lieu idéal pour organiser votre événement demande une certaine approche. Capacité, budget, équipement, image que l’on souhaite véhiculer : respecter quelques règles de bon sens est primordial.
Prendre en compte le nombre d’invité
Pour trouver le bon endroit, il faut se poser les bonnes questions, à commencer par savoir qui sera présent à l’événement. Un groupe d’investisseurs et un groupe de vendeurs en début de carrière ne sont pas traités de la même manière. Ils n’ont ni le même âge, ni les mêmes attentes, ni les mêmes disponibilités, ni pour les mêmes raisons. Les participants doivent sentir leur élément… et l’élément qui organise l’entreprise. Le lieu est un outil de communication et il est important qu’il corresponde au thème de l’événement et/ou à l’unité commerciale de l’entreprise.
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Définir l’objectif
À l’exception des ateliers qui peuvent durer un jour ou deux et peuvent donc être considérés comme verts pour déconnecter les participants, la plupart des événements ne durent que quelques heures (une demi-journée, une nuit), ce qui signifie une relative proximité, tant en termes de typologie que de position du public cible. .
Connaître son budget.
Plus l’endroit est vide, plus vous devrez investir dans sa décoration et sa mise à niveau. Parfois, il est préférable de déménager dans un endroit bien aménagé avec un budget plus gérable. Si la plupart des lieux dédiés (centres de congrès, parc des expositions, hôtels, etc.) contiennent tous les services indispensables pour bien utiliser le lieu, pensez à vérifier le niveau d’équipement réel – qui peut répondre au minimum nécessaire – comprend également le type de services fournis, leur caractère obligatoire ou facultatif. En effet, certains lieux imposent parfois une liste de partenaires pour certains services (restauration, sécurité, accueil, etc.). La poursuite de sites atypiques ou originaux peut vous conduire vers des structures (bâtiments privés, sites abandonnés, etc.) Sa mise à niveau peut nécessiter un certain investissement dont la durée et le montant dépendront des conditions et de la taille du lieu.
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